Échanges de données : le grand effort de la standardisation

Conçu pour améliorer la qualité des fiches produits et leur échange entre entreprises, le réseau GDSN de GS1 se compose du GS1 Global registry, annuaire mondial où sont référencés l’ensemble des utilisateurs et des fiches produits, et de catalogues électroniques. « Le catalogue électronique est un outil qui est soit internalisé chez l’industriel, soit externalisé, utilisé en mode cloud, explique Benjamin Couty, responsable standardisation et normalisation pour GS1 France. Il va permettre à l’industriel de consolider toutes les données nécessaires à ses fiches produits, d’en vérifier la qualité et de définir quels sont les clients autorisés à les recevoir (publication). Ensuite, il va assurer l’envoi et la mise à jour des fiches produits, en temps réel, en respectant les demandes formulées par les clients (souscription). » Avec les catalogues électroniques, les créateurs d’informations (industriels/fournisseurs) peuvent compléter manuellement les données manquantes dans leurs systèmes d’information afin de fournir à leurs clients (distributeurs) des fiches produits exhaustives et de qualité. Les industriels et les distributeurs s’y retrouvent alors bien plus aisément qu’avant, lorsque des centaines de formats de fiches, incomplètes et non triées, circulaient anarchiquement.

Le catalogue électronique permet également aux industriels de disposer d’un outil adapté par apport à leurs capacités techniques, comme l’illustre Benjamin Couty : « Nous avons des petits industriels avec des systèmes d’information développés et un faible nombre de références qui vont utiliser un catalogue électronique en mode manuel. C’est-à-dire qu’ils vont se connecter sur l’interface du catalogue électronique, ils vont y saisir directement leurs fiches produits sur l’admin et définir les autorisations d’envoi. Les industriels plus informatisés vont pouvoir, à partir de leur système d’information interne, générer un fichier qui va contenir la majorité voire la totalité des informations produits. Ils vont ensuite pouvoir intégrer automatiquement ce fichier dans l’outil de catalogue électronique qui va se charger de vérifier la qualité des données et d’assurer la diffusion des fiches produits. » La fiche produit standardisée assure ainsi des gains économiques notables pour des acteurs de différentes tailles qui, même s’ils n’ont pas tous les mêmes moyens, peuvent améliorer rapidement la qualité de leurs informations produits et accélérer leurs processus d’affaires.

Fiche produit standardisée VS fichier Excel

Cette standardisation apporte également des économies de temps conséquentes. « Encore aujourd’hui, de nombreux industriels doivent gérer les différents formats propriétaires de leurs clients, affirme Benjamin Couty. Un très gros concurrent à la fiche produit GS1 reste le fichier Excel. C’est un travail manuel qui est considérable. Car au lieu d’envoyer la même fiche produit standardisée à l’ensemble de ses clients pour une référence, un industriel va avoir à gérer autant de fichiers Excel qu’il aura de clients qui continuent à en demander. » Très utile, avec la possibilité de dépasser le million de lignes par classeur depuis la version Excel 2007 (contre 65 000 maximum pour la version 2005) et ses fonctions de calculs poussées, le traditionnel tableur de Microsoft ne répond cependant pas à ce besoin d’interopérabilité entre les différents systèmes, dans un modèle d’échange de données collaboratif. « Ce dont nous nous sommes aperçus avec le fichier Excel, c’est qu’en plus de tout le travail administratif qu’il nécessitait pour sa création, il ne permettait pas d’assurer la qualité des données échangées, poursuit le responsable de GS1. Comme il demande beaucoup de travail à l’industriel, il va être créé une première fois et envoyé au distributeur pour permettre à minima le référencement du produit. Derrière, les mises à jour ne sont absolument pas communiquées. Nous avons souvent vu le cas d’un industriel qui va changer la logistique de l’un de ses produits et qui n’envoie pas le fichier Excel mis à jour. C’est principalement ce genre de problèmes de qualité de données qui va entrainer des litiges dans la relation entre le fournisseur et son client. »

Cette absence de mises à jour des informations échangées entre les acteurs n’est pas forcément symptomatique d’un manque de moyens pour investir dans des solutions modernes de synchronisation des données, comme l’explique Jean-Pierre Gautier, directeur des métiers d’Acsep : « Il n’y a pas toujours de rapport entre la taille de l’entreprise, sa notoriété, son chiffre et son volume d’affaires, et la qualité de ses systèmes. Certaines entreprises très importantes font encore tout sur Excel. De même, certains distributeurs vont tout automatiser, archiver, classer, trier et valoriser quand d’autres vont payer des petites mains pour relever en fin de journée les numéros des lots pris pendant leur inventaire. Nous voyons les deux extrêmes. Cependant, tous les systèmes augmentent à la fois en capacité de volumes de données et en capacité de temps traitement. La mise à jour des informations et leur communication en temps réel n’est plus un frein. »  

Une fiche produit papier onéreuse

Grâce aux outils techniques des catalogues électroniques de GS1 facilitant la création, la gestion et le contrôle de la qualité des données dans la fiche produit, mais aussi à l’effort de standardisation pour n’accepter plus qu’un seul format de fiche, les tâches administratives se voient drastiquement réduites. Des avantages qui ont permis de fédérer des milliers d’entreprises dans le monde autour de ce document neutre édité par GS1. Les éditeurs de logiciels, à l’instar de JDA Software, favorisent aussi le développement du réseau, en prenant en compte les nouveaux standards de l’organisme. « Le réseau GDSN est aujourd’hui la plateforme principale pour des solutions qui intègrent la planification et l’exécution de la supply chain, indique Slimane Allab, RVP et directeur des équipes Conseil Solutions de JDA Software. Nous développons nos solutions, telle que JDA WMS, en intégrant les standards GS1. Ce sont les plus développés et ils permettent l’intégration d’un monde du retail et d’un monde manufacturier poussés, avec cette tendance vers l’omnicanal, par des conditions de marché de plus en plus critiques et des besoins d’agilité et de réactivité combinées. »

GS1 travaille chaque jour à faire évoluer une fiche produit dont les besoins progressent constamment, comme l’explique Benjamin Couty : « Au départ nous étions partis sur une fiche produit qui était très axée sur les données supply chain, d’approvisionnement des produits : les données permettant de passer commande, de réceptionner les produits en entrepôt, d’assurer la facturation, ainsi que quelques informations au niveau du magasin. Avec l’avènement du e-commerce et du produit digitalisé, il a fallu que les entreprises s’échangent plus d’informations à destination du consommateur, que ce soit pour mieux valoriser les produits sur les sites Web par du contenu multimédia (image ou vidéo) ou pour répondre à de nouvelles exigences règlementaires. » À titre d’exemple, le 13 décembre 2014, le règlement européen INCO, ou règlement n°1169/2011 est entré en application. Il impose aux acteurs de la filière alimentaire, dont les e-commerçants, à fournir aux consommateurs finaux des informations relatives à une denrée alimentaire, comme la liste des ingrédients et des allergènes éventuellement présents, les informations nutritionnelles ou l’origine et la provenance pour certains produits. Cette sorte d’étiquette digitalisée a été intégrée dans la fiche produit GS1, de même que toutes les informations règlementaires nécessaires au bon respect de la conformité et à la protection du client final.