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Automatisation des référentiels produits et partenaires : vers une réduction des risques et des litiges

13.04.2016 • 17h35
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par Matthew PERGET
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AU SOMMAIRE
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L'apport d'Amber Road
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Vers une harmonisation des échanges entre partenaires
Dans les échanges commerciaux internationaux, les sociétés ont à gérer un risque lié à leurs produits et à la manière dont ils passent la frontière. Elles doivent aussi maîtriser leur répertoire de partenaires d’affaires, en s’assurant que ces derniers ne figurent pas sur des listes noires ou ne soient pas sous embargo. Pour limiter fortement les risques et les litiges, une société peut avoir recours à des outils d’automatisation de ses référentiels produits et partenaires.

1. Gestion des référentiels : L'apport d'Amber Road

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Amber Road, éditeur de solutions cloud de gestion du commerce international, met à la disposition de ses entreprises clientes une base de données digitalisée de contenus règlementaires issus de 140 pays, mise à jour en temps réel. En plus d’apporter documentation et sécurité à ses usagers, la base de données évite de passer un temps considérable à se renseigner sur les règlementations en vigueur.

Blanchiment d’argent, corruption, conflits miniers, produits issus de zone de guerres, travail des enfants, sanctions économiques, politiques… Les problèmes géopolitiques et la vénalité criminelle impactent directement les flux commerciaux internationaux. Une entreprise éthiquement saine se doit de vérifier tous ces éléments avant de choisir ses partenaires d’affaires. À ces risques majeurs s’ajoutent, dans le cas d’échanges globalisés, des coûts cachés liés à une règlementation et une fiscalité fluctuante. Autant de paramètres qu’une société doit prendre en compte pour sécuriser sa chaîne d’approvisionnement et éviter d’entacher son image. C'est ce que propose Amber Road avec sa base de données digitalisées de contenus règlementaires.

 

« La manière traditionnelle dont l’entreprise fait sa veille règlementaire et identifie les règles qui s’appliquent à son métier et adapte ses processus en conséquence est généralement le fait de quelques experts : des juristes, des douaniers, des gens qui sont responsables de la conformité, de l’aspect de la qualité, des normes sociales, environnementales etc., explique Paul Simon-Thomas, country manager France d’Amber Road. C’est un groupe de personnes qui va généralement se faire conseiller par des avocats, s’adresser à des Chambres de commerce, à des unions professionnelles qui interviennent auprès des autorités pour faire évoluer la règlementation. Il y a tout un travail très classique de juriste, de lobbying, d’information, de comparaison avec d’autres partenaires avant de faire évoluer les processus eux-mêmes. Nous avons inversé ce cheminement. Nous offrons des systèmes experts destinés à ces gens-là tout en rendant le contenu opérationnel. L’expert va vers la machine et la machine va répondre à sa question, pousser du contenu pour lui permettre d’agir en conséquence. »

 

À cette base de données se couplent des modules de gestion du commerce, permettant entre autres fonctions de gérer ses fournisseurs, l’import/export et les aspects douaniers et règlementaires pour obtenir au final un transport de marchandises fluide et sans encombre. Une assurance de sécurité qui permet des gains de temps et d’argent générés grâce à l’automatisation des référentiels produits envoyés aux autorités de contrôle. « Lors d’un passage à la douane, le risque produit a longtemps été traité au dernier instant, au moment d’ouvrir les portes du container et de décharger la marchandise, indique Paul Simon-Thomas. Une première vague a consisté à automatiser ce moment-là, où l’on envoie des informations aux autorités de contrôles, qu’elles soient douanières ou sécuritaires. Mais on s’est contenté de gérer cette seule transaction. Or cela ne fait gagner que le temps de la saisie des informations. De plus, si les données qui ont été rentrées étaient fausses, incomplètes, ou si le produit ne pouvait pas être importé ou exporté dans un pays, il était un peu trop tard. L’effort qui a été fait, et c’est là où nous gagnons beaucoup de temps aujourd’hui, porte désormais sur la constitution de référentiels produits qui sont complétés et mis à jour de manière proactive avant que toute transaction ne se fasse. »

 

Automatisation de la traçabilité et de l’origine

Lors d’un passage à la douane ou à un contrôle de sécurité export, une société peut se mettre en danger si elle n’a pas bien décrit son produit. L’Organisation mondiale des douanes a développé une nomenclature, le Système harmonisé (HS), pour permettre l’identification d’un produit à l’import ou à l’export par le biais d’un code douanier composé de six chiffres normalisés. Les numéros suivant ces six chiffres permettent de déterminer les droits de douanes, le code NAF, les potentiels embargos ou mesures anti-dumping pouvant s’appliquer sur le produit. Pour nombre d’entreprises, le travail d’identification et de classement des produits par rapport à leur identifiant chiffré est laissé à une équipe dédiée, à un broker ou à un commissionnaire en douanes. Ces spécialistes peinent souvent à obtenir les informations liées aux produits car les entreprises ne les classent que rarement au-delà des six chiffres normalisés.

 

Selon Paul Simon-Thomas, les sociétés commerçant à l’international se confrontent à un autre problème, l’identification de l’origine des marchandises : « Le même produit, s’il est d’origine vietnamienne ou coréenne, ne va pas subir les mêmes droits de douane à son arrivée en France. Or dans un contexte de mondialisation, les produits sont complexes. Qu’il soit cosmétique avec une vingtaine d’ingrédients ou informatique avec une quarantaine de composants, chaque élément vient d’un endroit différent et a une influence sur la détermination de l’origine exacte du produit. Cette dernière est aujourd’hui un élément extrêmement mal géré dans beaucoup d’entreprises. » Avec la multiplication des accords de libre-échange, une entreprise peut si elle le souhaite bénéficier d’un taux de droits de douane nul si elle arrive à prouver l’origine de certains produits de manière claire, avec les bons certificats. Une économie significative qui n’est cependant pas perçue à cause d’une mauvaise gestion.

 

Paul Simon-Thomas précise qu’une gestion manuelle de l’origine coûterait aussi cher que le bénéfice que l’on pourrait en retirer avec le taux de droits de douane à zéro pourcent. « De ce fait, l’automatisation des processus de détermination de l’origine et de sa traçabilité est extrêmement importante, d’une part car elle fait gagner énormément de temps et évite les surcoûts de recherche et de preuve de l’origine, et d’autre part car elle est beaucoup plus fiable et évolue dans le temps, assure-t-il. L’effort qui consiste à automatiser, à créer des référentiels produits en vue de la gestion des flux de commerce international, se fait beaucoup plus en amont et a un impact significatif en termes de gain de temps et d’argent. Cette gestion des référentiels centralisée, coordonnée, synchronisée, permet d’opérer au niveau global et ensuite de s’ajuster au niveau collaboratif avec les équipes sur place. Ce côté centralisé et décentralisé, mais également ce côté application collaborative permettant de gérer des référentiels globaux, est en train de véritablement changer le métier. »

BUZZ LOG
“L’emplacement de l’entrepôt doit, plus que par le passé, être accessible aux bassins d’emplois.”
— Florian Wnuck, responsable des relations commerciales en Europe d’IDI Gazeley
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